Organízate con eficacia con el método GTD

Saber organizarse suele ser una tarea complicada. ¿Qué hago primero?, ¿me dará tiempo a terminar lo otro? y, ¿esto por donde lo empiezo? Son muchas las veces que tenemos proyectos entre manos o simplemente tareas cotidianas que no sabemos cómo gestionarlas ya que nuestra organización es nula. Nos estresamos y a veces ni recordamos todo lo que teníamos que hacer. Por este motivo, en este artículo os explico qué es el método GTD. ¡No te lo pierdas!

¿Qué es el GTD?

El Getting Things Done corresponde a las siglas GTD y el significado en español vendría a ser: “organízate con eficacia”. Es un método de productividad desarrollado por David Allen haciendo referencia a que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes, guardándolas en un lugar específico, de manera que no sea necesario recordar en todo momento qué es lo que hay que hacer y así, nos podamos concentrar en realizar las tareas correctamente. De esta manera se consigue realizar todas las tareas sin agobios y de manera eficaz mediante listas de cosas a completar. 

El método GTD es una técnica que parece sencilla pero que requiere mucha disciplina. No sirve hacer una lista si no recopilamos antes todo lo que hay que hacer, ni tampoco pensar en prioridades, ya que no importa qué sitúes primero o segundo. 

En resumen, el GTD consigue hacer de manera fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de todo lo que hay por hacer. Nosotros no podemos engañar a la mente ya que sabe todo lo que nosotros sabemos y si intentamos hacerlo sólo conseguiremos estrés y preocupación, cosas que queremos suprimir. Tenemos que saber que nuestra mente es perfecta para pensar, para hacer tareas más creativas pero no para recordar qué tenemos que hacer. 

Estructuración del método GTD

Para llevar a cabo el método GTD tenemos que estructurarlo en los siguientes puntos: 

Control 

El GTD permite controlar adecuadamente nuestras tareas y compromisos. El objetivo principal es que seamos capaces de sacar todo lo que tengamos en la mente y saber ponerlo en el sistema. Para conseguir este control se han de pasar por 5 etapas

  • Recopilar: Todas las ideas, tareas, pensamientos y preocupaciones que se encuentren en tu cabeza han de estar presentes en el sistema. 
  • Procesar: Hay que convertir las cosas expuestas en el sistema en acciones. 
  • Organizar: Todo lo procesado se ha de organizar según los objetivos. 
  • Evaluar: decidir qué se ha de hacer.
  • Hacer: el objetivo del proceso de control es acabar realizando eficientemente todos los compromisos.

Perspectiva

Para ser productivos aparte de tener buena sensación de control también se ha de coger perspectiva para saber que lo que estamos haciendo va en dirección adecuada. David Allen define 6 niveles:

  • Acciones: cualquier tarea que se pueda hacer en un mismo momento o sitio o una sola vez, hay que hacerlo. 
  • Proyectos: es cualquier tarea que necesite más de una acción para poder terminarla. 
  • Áreas de enfoque y responsabilidad: aquí se define con qué estamos comprometidos en cada momento. 
  • Metas y objetivos: se define a dónde y cómo queremos llegar a nuestro objetivo. Es importante que los objetivos y metas estén vinculados a nuestra visión. 
  • Visión: sirve para tener claro qué encaja y qué no en nuestra vida, además de saber qué queremos en nuestra vida a largo plazo. 
  • Propósito y principios: el propósito es saber por qué hacemos lo que hacemos y los principios son los comportamientos que nos rigen y los valores que queremos respetar. 

Planificación

El primer paso de la planificación es definir el resultado esperado. Es importante, definir el propósito y visualizar el resultado que queremos conseguir. Para poder llevar a cabo una buena planificación, es necesario incorporar a nuestra rutina tres tipos de revisiones

  • Revisión diaria: una vez al día mínimo se ha de hacer una revisión y analizar las tareas que podemos hacer nosotros hoy mismo o en breve. Se revisarán las tareas y la agenda o calendario. 
  • Revisión semanal: una vez a la semana mínimo. Esta revisión sirve para mantener la fiabilidad del sistema. Se revisará el calendario, seguimiento de las tareas, lista de proyectos, entre otras. 
  • Revisión general: de forma periódica se hará una revisión general del sistema, donde se comprobará que seguimos alineados con los objetivos anteriormente planteados.

Qué nos aporta llevar a cabo el método GTD

Utilizar el método GTD puede ayudarte a: 

  • Liberar tu mente
  • Ser más productivo 
  • Eliminar estrés
  • No perder el rumbo

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